Vad är ett ”Verksamhetsnära ledningssystem”?
Officiellt definieras ett ledningssystem som: ”organisatorisk struktur, ansvar, rutiner, processer och resurser för att leda och styra verksamheten med avseende på kvalitet”. När man arbetar med system är det verkligheten som gäller.
Dokumentationen skall återspegla verkligheten som den är, inte som man vill att den skall vara.
Det officiella kräver:
- att organisationen genomför ett antal aktiviteter för att ge organisationen möjlighet att leverera produkter och tjänster med rätt kvalitet.
- dessutom krävs att dessa aktiviteters arbetssätt och resultat är dokumenterade.
- även organisationsförhållande, ansvar och befogenheter skall vara definierade och dokumenterade.
Kvalitet i alla led
Kraven i standarden talar inte om hur en viss aktivitet skall/bör genomföras, bara att den skall/bör genomföras. Varje organisation kan därför välja de arbetssätt som passar den bäst. Sedan bedömer man om aktiviteterna genomförs på ett tillräckligt bra sätt för att svara mot standardernas och intressenternas krav.
Dokumentationskravet beror i första hand på att alla medarbetare skall arbeta på samma sätt och att alla skall ha samma uppfattning om ansvar och befogenheter i organisationen.
Nedan följer några exempel på aktiviteter som det officiella kräver:
Kontraktsgenomgång
Kontraktsgenomgång innan ett avtal, offert eller order, ingås skall man i en kontraktsgenomgång först säkerställa att man har komplett underlag från kunden, att inga oklarheter föreligger, att man kan leverera vad man lovar, att man kan hålla leveranstiden, att kundens förväntningar infrias…
Dokumentstyrning
Dokumentstyrningens syfte är att säkerställa att alla dokument (specar, ritningar, rutinbeskrivningar mm), som kan påverka kvaliteten, finns på rätt plats och i rätt utgåva samt att bruket av ogiltiga dokument förhindras.
Processtyrning
Tillverknings- eller framtagningsprocesserna skall utföras under styrda förhållanden med lämpliga produktionsresurser som får ett lämpligt underhåll.
Kontroll
I en förädlingskedja finns provningsstatus. Ofta ett antal kontrollmoment, tex mottagningskontroll, kontroller under produktion, slutprovning mfl. Resultatet av dessa kontroller skall framgå tydligt så att det inte finns risk för sammanblandning av godkänt, underkänt och ej kontrollerat gods.
Avvikelsebehandling
När något, t.ex. en produkt, korrigerande och tjänst eller ett arbetssätt, förebyggande åtgärder har avvikt från specifikation säger man att en avvikande händelse har uppstått. Alla händelser skall identifieras, avskiljas om produkt ingår, åtgärdas och rapporteras samt uppföljas gällande åtgärdens effektivitet.
De korrigerande åtgärderna syftar till att eliminera att händelsen återupprepas, de förebyggande till att motverka att avvikelser som ännu inte inträffat kommer att inträffa.
Interna ledningssystemets revisioner
Effektivitet och efterlevnad bedöms i revisioner. Revisioner med egen personal som revisorer kallas interna revisioner. Dessa skall genomföras med lämpliga mellanrum.
Ledningens genomgång av organisationens ledning är ledningssystemet ytterst ansvarig för systemets effektivitet. Med lämpliga mellanrum skall ledningen bedöma systemets effektivitet och initiera lämpliga åtgärder.