Verksamhetsnära ledningssystem

Traditionellt sätt bygger man upp ett ledningssystem utgående från kravbilden, organisationens förutsättningar, intressentanalysen och de inarbetade arbetsflödena.

Varje företag arbetar på sitt sätt, knappast något företag har sitt arbete strukturerat på det sätt som kravstandarden är strukturerad. Genom att låta systemet ha samma struktur och turordning på sin beskrivning som företagets vardagliga arbetssätt blir kvalitetstänkandet en naturlig del av verksamheten och systemet en hjälp i vardagen.

Vi kallar ett sådant system för ett ”Verksamhetsnära ledningssystem”.

Detta byggs upp så att det uppfyller alla tänkbara standarder, lagar, förordningar, kundkrav och de egna kraven på verksamheten men med företagets arbetssätt som utgångspunkt i stället för standardens kapitelindelning.
Standarden ISO 9004, riktlinjer för införande av kvalitetssystem, nämner i punkten 4.4.2 att systemets struktur skall vara anpassat till företaget och branschen.

Huvudprocessen kartläggs och rutinbeskrivs. De processer som gäller alla medarbetare finns i systemets gemensamma del. Varje arbetsflöde i verksamheten har sina egna processer med tillhörande rutiner/instruktioner. Dokumentationen beskriver vad som görs och hur det görs i en omfattning som är anpassad till medarbetarnas kunskaper. Man behöver inte beskriva hur ett paket skall packas och tejpas igen, det vet en lagerarbetare. Genom att bygga upp systemet på detta vis får vi vinsten genom strukturkapitalet i företaget.

Tanken bakom ett ”Verksamhetsnära ledningssystem”

Systemet är inte bara en massa dokument. Innan man börjar med att arbeta fram ett system som till exempel skall uppfylla kraven i ISO 9001 måste man förstå tanken bakom standarden.

Den består av dessa komponenter:

Allt arbete för att nå rätt kvalitet utgår från kunden; dess krav, önskemål, förväntningar och behov. Endast genom att hela tiden kartlägga vad kunden vill ha kan vi erbjuda rätt kvalitet. Tänk på att kunden kan vara såväl intern som extern.

Affärsidén är medarbetarnas rättesnöre vad gäller affärsmässiga beslut.

Den bestämmer:

Vad man skall ägna sig åt, till vilka kunder man skall sälja, hur man skall sälja mm. Kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö- och inköpspolicy är medarbetarnas rättesnöre vad gäller kvalitets-, miljö-, arbetsmiljömässiga beslut. I de ekonomiska målen ingår lönsamhet, omsättning, storlek mm.

Kvalitetsmålen avspeglar vad policyn uttryckt. Målen skall vara tydliga och mätbara. De är dessutom prestationsbaserade och nivåreglerade.

Dessa delar samverkar i ett väl fungerande företag:

Företagets förutsättning är dess intressenter. Därifrån utgår hela företaget. Affärsidén definierar vad man skall erbjuda samt sätter ramar för verksamheten, hur man skall agera i affärsmässiga frågor. De policys som finns i företaget beskriver hur man skall agera i olika frågor.

Processmålen beskriver vad vi ska nå för att vara effektiva genom våra arbetsflöden – att vi arbetar med rätt saker vid rätt tillfälle.

De ekonomiska målen beskriver önskat ekonomiskt resultat. Målen kvantifierar det som står i våra policys. Strategierna beskriver vilken väg man skall gå för att infria målen. Systemet är anpassat så att alla punkterna ovan kan infrias.