Vad är internkontroll av arbetsmiljö?
Internkontroll av arbetsmiljön innebär att systematiskt planera, genomföra och följa upp verksamheten så att arbetsmiljökraven följs.
Grundkrav
Internkontrollarbetet bygger på en stomme, dvs grundläggande krav, som beskrivs i paragraferna 3, 4, 6, 17 och 18.
- §3 beskriver arbetsgivarens skyldighet att bedriva internkontroll av arbetsmiljön. Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön. Skyddsombudens och skyddskommitténs roll är att bevaka och driva på internkontrollarbetet.
- §4 betonar att arbetsgivare och arbetstagare skall samverka för att uppnå en god arbetsmiljö.
- §5 säger att internkontrollarbetet skall vara inordnad på ett naturligt sätt i verksamheten.
- §6 ställer krav på att arbetsmiljöregler och föreskrifter skall finnas tillgängliga och användas i arbetsmiljöarbetet.
Handlingsplaner och årliga sammanställningar över ohälsa, allvarliga tillbud och olycksfall i arbetet skall alltid vara skriftliga. Om det finns behov, tex på grund av verksamhetens storlek, geografisk spridning och risker i arbete skall även andra dokument vara skriftliga.
Ta fram en arbetsmiljöpolicy och fördela arbetsuppgifter
- §7 kräver att det finns en arbetsmiljöpolicy. Det innebär att arbetsgivaren skall beskriva sin viljeinriktning med avseende på arbetsmiljön. Mål skall sättas upp.
De bör vara konkreta och tydligt anknyta till verksamheten och tjäna som stöd i det praktiska arbetet. - §8 säger att arbetsuppgifter, befogenheter och resurser skall fördelas. Det är ett stöd för att veta vem som gör vad och att förhindra att vissa uppgifter ”trillar mellan stolarna”.
Undersök verksamheten
- §9 behandlar arbetsgivarens skyldighet att fortlöpande undersöka arbetsförhållanden och bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet.
- §10 skall arbetsgivaren ta reda på om arbetstagarna behöver mer utbildning, instruktioner eller löpande information. Det betonas att chefer och arbetsledande personal skall ha de särskilda kunskaper som krävs.
- §11 kräver att arbetsgivaren skall utreda orsakerna till ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud. Det skall göras en skriftlig sammanställning varje år av det inträffade. Dessa undersökningar bör i en del fall leda till omedelbara åtgärder eller tidsplaneras i en handlingsplan.
Genomför planerade åtgärder
- §12 betonar att åtgärder genomförs omedelbart, om det är praktiskt möjligt, annars skall de tidplaneras i en handlingsplan.
- §13 behandlar arbetsgivarens skyldighet att se till att personalen får den kunskap de behöver för att arbetsmiljökraven skall kunna uppfyllas. Det kan ske genom introduktion, utbildning, instruktioner och information. Det betonas att chefer och arbetsledande personal skall ha de särskilda kunskaper som krävs.
- §14 kräver att det skall finnas en skriftlig handlingsplan. Det skall framgå när de planerade åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs.
Följ upp åtgärder
- §15 säger att genomförda åtgärder skall följas upp och kompletteras om det behövs.
- §16 tar upp arbetsgivarens skyldighet att följa upp internkontrollarbetet varje år och genomföra de förändringar som behövs.
- §17 och 18 beskriver att det skall finnas rutiner för internkontrollarbetet och att viss dokumentation skall vara skriftlig.
Det var allt
Internkontroll är varken stort, svårt eller krångligt. Det gäller speciellt för små företag som är enkla att överblicka och där kunskapen är väl spridd. Internkontroll innebär på samma sätt som ett kvalitetssystem att vissa uppgifter skall utföras under något mer formaliserade former än tidigare, ordning och reda helt enkelt. Många delar av internkontrollarbetet är ofta redan naturliga delar i företagets verksamhet.
Ta tillvara på dessa delar, komplettera dem med vad som eventuellt saknas, t.ex. med hjälp av dokumentmallar.